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Integrazione HubSpot con Outlook

Scritto da Davide Negrisoli | 4 maggio 2023 10.00.00 Z

Integrare HubSpot ad Outlook apporta numerosissimi vantaggi, sia in termini di usabilità, sia per l’ottimizzazione ed automatizzazione di diverse azioni. In questo articolo parleremo nello specifico dell’unione del provider di posta elettronica di Microsoft con uno dei software di CRM più utilizzati.

 

Se possiedi uno dei CRM migliori al mondo come HubSpot, sarà fondamentale integrare questa piattaforma a tutti gli altri software utilizzati in azienda, così avrai un ecosistema integrato che ti consentirà di gestire tutto il tuo lavoro in un'unica piattaforma.

 

Ma ora parliamo di integrazione HubSpot con Outlook. Unendo questi due programmi, infatti, praticare e-mail marketing sarà estremamente semplice. Non sarà più necessario continuare a cambiare schede o inserire e smistare manualmente centinaia di contatti. Il risultato? Niente più perdite di tempo e possibili distrazioni, e quindi, minor rischio di errore.

 

Outlook

Prima di approfondire i vantaggi dell'integrazione con HubSpot, parliamo del provider di posta elettronica di casa Microsoft, Outlook.

 

Come probabilmente si sarà intuito, il programma permette ai suoi utenti di scambiare e-mail, ed è uno dei più usati. E non c’è da stupirsi: facendo parte della suite di Microsoft si potrà godere e integrare di tutti gli altri strumenti che ne fanno parte. Tra questi troviamo Word, Excel, PowerPoint, Skype e molti altri programmi molto utili, soprattutto a livello professionale.

 

 

I vantaggi

Per poter accedere al servizio però, è necessario abbonarsi a “Microsoft 365”, ottenendo anche libero accesso a tutti gli altri servizi che vengono offerti. Nelle righe precedenti ne sono stati citati alcuni, ma con l’abbonamento si potranno utilizzare:

 

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • OneNote
  • Outlook
  • Publisher
  • Access
  • spazio su OneDrive e minuti di chiamate Skype al mese.

Tutto questo permette all’utente abbonato non solo l’utilizzo di ognuno dei singoli programmi, ma anche la loro integrazione. Da Outlook sarà possibile accedere, modificare e condividere facilmente documenti di lavoro senza dover cambiare scheda. Oppure, grazie a OneDrive, si potranno recuperare facilmente gli allegati delle e-mail, oltre che condividere foto, video ed altro con grande facilità.

 

Parlando del programma senza integrazioni, permette al suo utente di personalizzare la barra degli strumenti in modo tale da andare incontro alle necessità diverse di chi lo utilizza. Si può anche godere della presenza di filtri, ricerche intelligenti, evidenziazione dei messaggi, strumenti di pianificazione, flags e calendari. L’ultima, in particolare, è molto comoda se abbinata a Teams o Skype, per comunicare con i propri collaboratori, e non.

 

I costi

Come detto prima, per usufruire di Outlook (ed integrare poi HubSpot) ci si dovrà abbonare a Microsoft 365.

 

I prezzi partono dai 7 euro al mese, e i principali abbonamenti sono due:

 

  • Microsoft 365 “personal”: pagando 7 euro al mese o 69 l’anno si godrà di tutti gli strumenti della suite su un computer e un dispositivo mobile
  • Microsoft 365 “home”: al prezzo di 10 euro al mese o 99 all’anno, si avranno gli stessi vantaggi del piano “personal”, ma potendo lavorare su 6 computer e altrettanti dispositivi mobili.

Esistono anche altri piani, pensati per chi ha esigenze diverse a livello professionale.

 

Per chi possiede un dispositivo Apple Mac non ci saranno costi, basterà semplicemente scaricare l’applicazione da App store.

HubSpot: cos'è e perché è utile per Outlook

Prima di procedere con l’integrazione ad Outlook, è necessario comprendere come funziona un CRM “all-in-one”, parliamo quindi di HubSpot.

 

Un software di CRM, sigla che sta per “Customer Relationship Management”, risulta estremamente utile per quanto riguarda la fidelizzazione dei propri consumatori, attuali e futuri. Ma HubSpot ha molta funzionalità aggiuntive, viene definito “all-in-one” proprio per il gran numero di servizi che offre. Grazie al software, infatti, si possono unire tutti gli aspetti che concernono vendita, customer care, marketing, social e molto altro.

 

Ciò consente agli utenti di personalizzare l’utilizzo della piattaforma a seconda delle proprie esigenze, o di quelle aziendali.  In modo particolare, integrare HubSpot a Outlook, o altri e-mail provider, permette di avere diverse agevolazioni circa l’e-mail marketing e la sua automatizzazione. Parleremo di questi aspetti a breve.

 

HubSpot offre anche un servizio di CMS che, esattamente come Wordpress, permette di curare il proprio sito web senza necessitare di competenze specifiche in materia.

 

Prezzi

HubSpot è una piattaforma parzialmente gratuita, consentendo il suo utilizzo a chiunque necessiti il suo aiuto.

 

La versione gratuita, però, non da accesso a tutte le potenzialità dello strumento, che per essere sbloccate dovranno essere acquistate. Proprio per essere il più “su misura” possibile, il programma offre diversi piani di acquisto, in base alle funzionalità che l’utente richiede.

 

In questo articolo parliamo in modo specifico su come integrare HubSpot ad Outlook, ma c’è molto più da dire su questo strumento. Abbiamo scritto diversi articoli proprio sul CRM in diverse sue sfumature, scopri di più!

 

 

Perché integrare Hubspot a Outlook?

Potremmo dire che il vantaggio dell’integrazione tra Outlook e HubSpot è disporre di uno strumento perfetto per l’e-mail marketing e la sua automatizzazione. Andiamo però ad approfondire:

 

  • Comodità

Per quanto ormai sia un movimento meccanico, continuare a cambiare schede mentre si lavora non fa molto piacere. Rallenta, riduce l’efficienza e può portare a distrazioni, tutti elementi controproducenti.

 

Unendo i due programmi si avranno tutte le funzionalità su un'unica scheda, che sia HubSpot o Outlook. Si potranno controllare i dati, i record, inviare e-mail e molto altro da un’unica scheda.

 

  • Monitoraggio

Tutti i contatti potranno essere registrati, direttamente da Outlook, su HubSpot come “record” e si avrà la possibilità di compilare i suoi dati su una scheda apposita.

 

Nel momento in cui si invia un’e-mail ad un contatto, il CRM metterà a disposizione tutti i dati relativi alle interazioni tra i due elementi. Ad esempio, quando e se è stata aperta, quante volte, che interazioni ci sono state ecc…

 

Questa funzione è perfetta, se ben sfruttata, per ottimizzare le proprie campagne di e-mail, sia come layout, che come target.

 

  • Campagne ed automatizzazione

Grazie ad HubSpot si potrà disporre di diversi template già realizzati, lasciando all’utente solo la compilazione specifica. I modelli potranno essere modificati o creati sin dall’inizio per sposare il target a cui sono destinati.

 

I record su HubSpot possono essere “ordinati” in liste, in base a caratteristiche comuni, permettendo una maggiore suddivisione per target e campagne. Sia le liste che i template potranno essere selezionati da Outlook, e i record potranno ricevere posta elettronica inviata dal software.

 

Una volta creata la campagna con il proprio target, si potranno programmare gli invii, lasciando al responsabile solo il monitoraggio dei dati. Oltre che qualche operazione manuale su necessità, ad esempio rispondere ad una lamentela.

 

Come integrare HubSpot a Outlook?

Integrare i due programmi sarà molto semplice e veloce: dopo aver ottenuto HubSpot si dovrà scaricare andare sulla sezione “E-mail” delle impostazioni generali. Collegare il proprio account professionale, anche se viene richiesto quello personale, e scaricare l’estensione “HubSpot sales”.

 

Dopo aver Inserito l’indirizzo un pop-up suggerirà il download dell’estensione, cliccare e selezionare “Outlook Desktop Extension”.

 

Seguendo tutte le istruzioni successive, installando e configurando il necessario, al nuovo accesso su Outlook comparirà una scheda HubSpot. Si dovrà semplicemente accedere e l’integrazione sarà avvenuta con successo.

 

Nel caso in cui non compaiano pop-up, basterà cliccare in alto a destra nell’icona arancione degli add-ins (estensioni o plug-in) e selezionare l’icona di HubSpot.

 

Ekeria, agenzia digitale e Partner Golden HubSpot, ha tutte le competenze necessarie a fornire aiuti e supporto alle aziende che lo richiedano. Contattaci per una consulenza gratuita, e scopri tutte le funzionalità di HubSpot.