Spesso, per gestire la propria società di pulizie si usano i fogli Excel. Excel è uno strumento che ha certe comodità, come la creazione di tabelle, ma ha anche molti limiti. Rispetto ad esso, conosci tutti i vantaggi di un CRM per imprese di pulizie?
I fogli Excel possono essere comodi da utilizzare, soprattutto perché ci consentono di essere flessibili e veloci nel suo utilizzo, ma portano con se anche una serie di svantaggi. Primo tra tutti è la poca specificità del sistema. Infatti, questo programma è stato creato per un uso generale e non specifico come quello di un software CRM creato ad hoc per le gestioni aziendali di un’impresa di pulizie. Vediamo quali altri limiti può avere Excel e programmi simili ad esso:
Excel potrebbe diventare complicato da gestire quando la dimensione dei dati cresce, portando a fogli di lavoro più grandi e complessi. Questi fogli di lavoro dovrebbero in teoria essere facilmente recuperabili e organizzabili, ma la struttura di programmi generici rende difficile la cosa. Più aumenta il lavoro, più è necessario affidarsi a un software gestionale per imprese adeguato.
La manualità di inserimento dati aumenta il rischio di errori umani, come errori di battitura, omissioni o inserimenti errati. Un sistema che riporta tutte le informazioni in modo automatizzato permette di risparmiare tempo e di ridurre il rischio di errore.
La collaborazione tra membri del team può essere difficile su fogli Excel, specialmente quando più persone devono lavorare sullo stesso documento contemporaneamente. La collaborazione contemporanea è fattibile, ma potrebbe non risultare sempre agile.
L’analisi dei dati potrebbe essere limitata rispetto a strumenti più avanzati, rendendo difficile l’ottenimento di dettagli approfonditi. Infatti, i dati non vengono inseriti in modo automatico, cosa che faciliterebbe la creazione di report dettagliati e che mostrino in modo specifico il rendimento dell’impresa.
La sicurezza dei dati potrebbe essere un problema, specialmente se il foglio Excel contiene informazioni sensibili e non è gestito correttamente oppure se è residente solamente sul PC di una persona. Il sistema di sicurezza dipenderebbe dai dispositivi e non tanto dal programma.
Un CRM pulizie creato ad hoc per questo settore, sulle necessità di chi gestisce una ditta di pulizie e di chi ci lavora nel pratico, può contribuire significativamente all’efficienza operativa. Permette di migliorare la qualità del servizio, porta a ridurre i tempi di pulizia e favorisce la crescita aziendale nel settore delle pulizie. Alcuni di questi vantaggi includono:
Un software come Hoida, creato appositamente, permette di automatizzare i processi di lavoro come:
Il tutto da una sola piattaforma in cloud, in modo che ogni modifica sia visibile anche ai collaboratori che hanno l’accesso al sistema. Tale automatizzazione e digitalizzazione dei processi consente di risparmiare tempo e ridurre gli errori manuali.
Come accennato, i software gestionali consentono di pianificare in modo efficiente le attività di pulizia, tenendo conto di fattori come la disponibilità delle risorse umane e la necessità di attrezzature specifiche in determinati luoghi. Hoida mette a disposizione un calendario da cui si possono gestire i turni di tutti i lavoratori, avendo così una visione globale delle diverse occupazioni. Sempre dal calendario, è possibile tenere traccia delle ferie, delle malattie e delle sostituzioni. Un sistema come Hoida mette a disposizione anche un’app ad uso dei dipendenti, tramite cui possono vedere i propri turni di lavoro, richiedere ferie e permessi e comunicare con chi gestisce il tutto, senza dover passare da canali di comunicazione esterni.
Hoida gestisce la rilevazione presenze e aiuta nell’assegnazione ottimale del personale, garantendo che le risorse siano impiegate in modo efficace e che non ci siano sovrapposizioni o sotto-utilizzo. Inoltre, permette di assegnare le risorse a commesse a loro vicine, o di pianificare una serie di lavori in luoghi diversi ma vicini, proprio grazie a tutte le informazioni presenti nella piattaforma. In questo modo, si facilita molto il lavoro delle risorse.
Un CRM Pulizie offre una visione chiara dei costi e ricavi per singolo cantiere, compresi quelli relativi a personale, prodotti per la pulizia e manutenzione delle attrezzature. Questo consente una visione chiara delle commesse che generano ricavi e quelle che, invece, hanno bisogno di essere ottimizzate.
Fornisce una serie di strumenti per monitorare l’avanzamento delle attività di pulizia, garantendo che tutti i compiti vengano eseguiti in modo tempestivo e soddisfacente. Infatti, grazie all’uso di un’app specifica, i dipendenti possono segnalare l’inizio e la fine del proprio lavoro in una commessa, permettendo di monitorare il tutto in tempo reale. Ciò è possibile perché il software si basa su cloud.
Hoida offre una vasta gamma di report dettagliati e di analisi sulle prestazioni dell’impresa, personalizzabili a seconda delle esigenze. Questi dati possono essere utilizzati per prendere decisioni informate e identificare aree di miglioramento.
Come accennato, un buon CRM pulizie facilita la comunicazione interna ed esterna all’azienda, consentendo alle persone di condividere informazioni in tempo reale e ai clienti di accedere ad una gestione documentale dalla quale reperire informazioni sull’azienda, contrattuali e relative servizi di pulizia svolti. Per quanto riguarda i dipendenti, ogni comunicazione tra i vari reparti avviene tramite app e piattaforma, così che ogni cosa rimanga interna al sistema.
Fatturazione semplificata è un servizio che Hoida Software offre alle imprese di pulizie per automatizzare il processo di fatturazione. Infatti, grazie al fatto che il sistema registra in modo automatico tutti i dati in merito agli orari di lavoro, è possibile gestire facilmente i preventivi e le attività di vendita. Questo strumento è essenziale per semplificare il processo di customer relationship management e ottenere vantaggi quali risparmio di tempo e informazioni sui clienti 365 giorni all’anno, senza più rischio di errori di calcolo umani.
Un software come Hoida fornisce quindi una gestione completa dell’impresa, ottimizzando il lavoro e lavorando sulla soddisfazione e fidelizzazione dei propri clienti. Se pensi che la tua impresa di pulizie abbia bisogno di un software per gestire la complessità del lavoro, contattaci e richiedi ora una demo gratuita. I nostri esperti sapranno ascoltare i tuoi bisogni e ti mostreranno come Hoida può rendere più facile il lavoro e farti risparmiare tempo prezioso, da dedicare ad attività importanti.